Guide til statens reiseregulativ

Når en ansatt er på reise i Norge gjelder særavtalen for reiser innenlands for statens regning (innenlandsavtalen). Denne gjelder også for reiser til Svalbard, herunder Bjørnøya, Hopen og Jan Mayen. I tillegg kommer krav i Antarktis og biland, som er områder på den sydlige halvkule og er underlagt norsk kontroll.

Reiser innenlands er:

• av ikke fast karakter, og pålagt eller godkjent av arbeidsgiver, eller
• rutinemessige reiser som ikke trenger godkjennelse fra arbeidsgiver for hvert oppdrag

Viktig

Den ansatte skal gjennomføre reisen på den hurtigste og rimeligste måten. Det skal tas hensyn til alle utgifter samlet, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen (oppdraget).

Reisetid er tid som blir brukt på reise til et oppdragssted. Reisetiden beregnes ut fra reisens utgangs- og endepunkt.

• Reisens start og slutt er normalt fra den ansattes arbeidssted.
• Arbeidsgiveren kan også godkjenne at den ansatte reiser fra/til bopel.
• Det er reisetid utenom den vanlige arbeidstiden som den ansatte kan få kompensasjon for.
• Ansatte som reiser om natten opparbeider ikke reisetid hvis den ansatte har rett til nattillegg eller benytter billett med soveplass.
• Ansatte i ledende eller særlig uavhengige stillinger eller som har særskilt kompensasjon for reisetid, får ikke kompensert reisetid. I de lokale særavtalene vil det stå hvilke arbeidstakere dette gjelder for.
• Den ansatte får kompensasjon for godkjent reisetid gjennom fritid eller utbetaling av timelønn etter tabell. Opparbeidet reisetid blir som hovedregel gitt som fritid, men kan etter avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker utbetales med timelønn.
• Hovedtariffavtalene inneholder bestemmelser om overtid.

Når ansatte er på reiser for staten, har de rett til dekning av utgifter til måltider. Måltidene blir regnet ut ifra en kostsats for frokost, lunsj og middag. Kostgodtgjørelsen blir regnet ut ifra:

• avstand fra arbeidsstedet
• antall timer fra start til slutt på reisen
• kostsatsene, varigheten på reisen og om reisen inkluderer overnatting eller ikke
• den ansatte blir trukket i kost hvis hun blir påspandert måltider på reisen

Overnatting betyr at den ansatte har arbeidsfri og mulighet for hvile. Når den ansatte er på reise og må overnatte, skal utgiftene bli dekket av arbeidsgiver.

• Overnatting som blir dekket, skal gjennomføres utenfor den ansattes eget hjem.
• Overnattingen som blir tilbudt av arbeidsgiver, må ha en tilstrekkelig standard i forhold til reisen den ansatte er på.
• Dekning av utgifter til overnatting varierer avhengig av om den ansatte har overnattet på hotell eller lignende, eller privat hos andre.
• Det er i utgangspunktet ikke arbeidsfri og hvile hvis den ansatte reiser om natten. Unntaket er hvis den ansatte har rett på nattillegg eller benytter soveplass.

Hvilke transportmidler som skal bli brukt, må være godkjent av arbeidsgiver før reisen finner sted. Arbeidsgiver skal dekke den ansattes utgifter til transport når den ansatte er på reise.

• Den ansatte skal, så langt det er mulig, bruke rabattavtaler som arbeidsgiveren har inngått.
• Den ansatte kan bruke sin egen bil eller andre egne fremkomstmidler hvis arbeidsgiveren har godkjent dette på forhånd. Godkjenningen kan bli gitt i hvert enkelt tilfelle eller som en generell godkjenning for flere reiser.

I tillegg til å dekke utgifter for de ulike transportmidlene dekker arbeidsgiver andre nødvendige utgifter som bom- og veiavgifter og utgifter til telefon, plassbilletter, nødvendig internettilgang med mer.

For reiser innenlands vil skattesatsene variere for godtgjørelse av utgifter til kost, godtgjørelse for bruk av egen bil og andre utgiftsgodtgjørelser.

Satsene og beskatningen er fastsatt av skattemyndighetene. Skatteetaten svarer på spørsmål knyttet til skatt og skattesatser.

På visse vilkår gir staten som arbeidsgiver erstatning for tap og/eller ulykker for ansatte som er på reise.

Staten er selvassurandør. Dette betyr at staten dekker erstatningsbeløp over budsjettet uten å tegne forsikringer. Arbeidsgiveren kan ikke tegne og/eller dekke premie for enkeltstående private reise- og/eller ulykkesforsikringer. Dersom reisen blir betalt med kredittkort, av den ansatte, vil den ansatte på reisen også normalt være forsikret gjennom kredittkortselskapet.

• Arbeidsgiveren dekker tap av nødvendige personlige eiendeler som ansatte har med av tjenstlige grunner.
• Ved endringer i godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikringen for den delen av reisen som avviket gjelder for.
• Hvis reisen er betalt med kredittkort hvor årsavgiften er betalt av arbeidsgiveren, blir erstatningen utbetalt etter forsikringen tilknyttet kortet. Hvis erstatningen etter særavtalen for reiser i Norge er høyere enn den kredittbaserte forsikringen, betaler arbeidsgiveren differansen.
• Tap og skade skal meldes til arbeidsgiver med en gang.
• Den ansatte må fylle ut søknad for å få dekket tapet innen rimelig tid etter hjemkomst.

Erstatning

Erstatningssøknad for reisegods blir vurdert og erstatning blir utbetalt av den enkelte arbeidsgiver. I vurderingen om hvorvidt erstatningen skal utbetales helt eller delvis, skal det bli vurdert om den ansatte har tatt vanlige forholdsregler. Det er et øvre tak for mulig utbetaling.

Etter reisen skal den ansatte levere reiseregningsskjema med alle utgifter som den ansatte krever å få dekket, til arbeidsgiveren. Arbeidsgiveren bestemmer hvilket reiseregningsskjema som skal bli brukt i virksomheten.

Kredittkort

Ansatte kan ikke bli pålagt å skaffe seg kredittkort til bruk på reise og til betalingsutgifter i forbindelse med reiser. Arbeidsgiveren kan dekke årsavgiften til den ansattes kredittkort hvis det er tjenstlige behov for det. Arbeidsgiveren dekker ikke årsavgift på ordinære betalingskort.

Forskudd

Forskudd til dekning av utgifter på reisen kan bli utbetalt etter et anslag over forventede utgifter. Anslaget må spesifisere hvilke utgifter som ventes og hvor store disse utgiftene forventes å bli.

Når en ansatt er på reise i utlandet gjelder særavtalen for reiser utenlands for statens regning (utenlandsavtalen).

Reiser utenlands er:

• reiser utenfor Norge
• av ikke fast karakter, og pålagt eller godkjent av arbeidsgiver

Viktig

Den ansatte skal gjennomføre reisen på den hurtigste og rimeligste måten. Det skal tas hensyn til alle utgifter samlet, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen (oppdraget).

Reisetid er tid som blir brukt på reise til et oppdragssted. Reisetiden beregnes ut fra reisens utgangs- og endepunkt.

• Arbeidsgiveren kan godkjenne at den ansatte starter og avslutter reisen fra egen bopel.
• Den ansatte må registrere reisetid ut fra lokal tid i utreiselandet.
• Den ansatte får kompensasjon for godkjent reisetid utenom den vanlige arbeidstiden.
• Tid som blir tilbrakt på hotell eller lignende, er ikke reisetid.
• Ansatte i ledende eller særlig uavhengige stillinger eller som har særskilt godtgjørelse for reisetid, får ikke godtgjort reisetid. I de lokale særavtalene vil det stå hvilke arbeidstakere dette gjelder for.
• Den ansatte får godtgjørelse for godkjent reisetid gjennom fritid, en time reisetid gir rett til en time fri, eller som et tillegg til ordinær timelønn på 50 %. Det må være avtalt med arbeidsgiveren at kompensasjon for reisetid skal kompenseres med tillegg som nevnt.

Når ansatte er på reiser for staten, har de rett til dekning av utgifter til måltider, heretter kalt kost. Utgifter til kost blir beregnet avhengig av hvilket land den ansatte reiser til, og utgiftsdekning til kost er et fast beløp for hvert land, uavhengig av hvordan den ansatte bor. Kostgodtgjørelsen blir redusert avhengig av:

• antall timer fra reisens start til slutt
• om arrangør eller andre tilbyr frokost, lunsj eller middag
• om kost er inkludert i billettene

Overnatting betyr at den ansatte har arbeidsfri eller hvile. Når den ansatte er på reise utenlands og må overnatte, skal utgiftene bli dekket av arbeidsgiveren. Hvis hun overnatter privat, har hun ingen utgifter og får ikke et tillegg. Det er en forskjell på innlandsavtalen og utlandsavtalen her. I utlandet får den ansatte ikke et ulegitimert tillegg når hun overnatter privat.

I utlandet blir utgifter til overnatting dekket etter regning. Arbeidsgiveren må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort. Utgiftene til overnatting skal holdes innenfor en forsvarlig kostnadsramme.

Arbeidsgiver skal dekke den ansattes utgifter til transport når den ansatte er på reise.

• Den ansatte skal, så langt det er mulig, bruke rabattavtaler eller reise med transportmidler som tilbyr lavpris.
• Hvis den ansatte bruker privat bil eller andre private fremkomstmidler, må dette bli godkjent av arbeidsgiveren på forhånd. Godkjenningen kan bli gitt i hvert enkelt tilfelle eller som en generell godkjenning for flere reiser.
• I tillegg til å dekke utgifter for transportmidler dekker arbeidsgiver andre utgifter som bom- og veiavgifter og nødvendige utgifter til telefon, plassbilletter, pass og visum, internettilgang med mer. Disse utgiftene må være registrert på reiseregningen. Kvitteringer skal legges ved der det er mulig.

For reiser utenlands vil skattesatsene variere for godtgjørelse for utgifter til overnatting, godtgjørelse for bruk av egen bil, nattillegg og andre utgiftsgodtgjørelser.

Satsene og beskatningen er fastsatt av skattemyndighetene. Skatteetaten svarer på spørsmål knyttet til skatt og skattesatser.

På visse vilkår utbetaler staten som arbeidsgiver erstatning for tap og/eller reiseulykker for ansatte som er på reise.

Staten er selvassurandør. Dette innebærer at staten dekker erstatningsbeløp over budsjettet uten å tegne forsikringer. For enkeltreiser kan arbeidsgiver likevel tegne reiseforsikring. Dette gjelder spesielt utenfor EØS-området og for en konkret reise.

• Arbeidsgiver dekker tap av nødvendige personlige eiendeler som ansatte har med av tjenstlige grunner.
• Ved endringer i godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikringen for den delen av reisen som avviket gjelder.
• Hvis reisen er betalt med kredittkort hvor årsavgiften er betalt av arbeidsgiveren, blir erstatning utbetalt etter forsikringen tilknyttet kortet. Er erstatningen etter særavtalen for reiser utenfor Norge høyere enn den kredittbaserte forsikringen, betaler arbeidsgiveren differansen.
• Tap og skade skal bli meldt til arbeidsgiver med en gang.
• Den ansatte skal fylle ut søknad om å få dekket tapet innen rimelig tid etter hjemkomst.

Erstatning

Erstatningssøknad for reisegods blir vurdert, og erstatningen blir utbetalt av den enkelte arbeidsgiver. I vurderingen om erstatningen blir utbetalt helt eller delvis, skal det bli vurdert om den ansatte har tatt vanlige forholdsregler. Det er et øvre tak for mulig utbetaling.

Etter reisen skal den ansatte levere reiseregningsskjema med spesifikasjon av alle utgifter som den ansatte krever å få dekket, til arbeidsgiveren sin. Alle utlegg skal bli oppgitt i den valutaen de er betalt i. Arbeidsgiveren bestemmer hvilket reiseregningsskjema som skal bli brukt i virksomheten.

Kredittkort

Ansatte kan ikke bli pålagt å skaffe seg kredittkort til bruk på reise og til betalingsutgifter i forbindelse med reiser. Arbeidsgiveren kan imidlertid dekke årsavgift for kredittkort ut fra tjenstlige behov. Arbeidsgiveren skal ikke dekke årsavgift for ordinære betalingskort.

Forskudd

Forskudd til dekning av utgifter på reisen kan bli utbetalt etter et anslag over forventede utgifter. Anslaget må spesifisere hvilke utgifter som ventes og hvor store disse utgiftene forventes å bli.