Statens standardavtaler (SSA) er kontrakter som du kan bruke når du kjøper IT- og konsulenttjenester. Dagens versjoner av avtalene er utarbeidet av Difi med innspill fra både kunde- og leverandørsiden, og er forsøkt balansert på best mulig måte.
De første SSA-avtalene ble utarbeidet på slutten av 1970-tallet og er i dag godt kjent både av kunder og leverandører. Spesialklausuler for ulike kontraktsområder er innarbeidet i kontraktene. Kontraktene vil derfor være et godt utgangspunkt når du skal inngå en avtale. Det er imidlertid viktig å huske at avtalen nettopp er et utgangspunkt, og at den derfor må tilpasses av både deg og den andre parten etter deres behov.
Avtalene er i utgangspunktet laget for å gi deg som jobber i staten en kontrakt slik at det blir enklere å anskaffe IT- eller konsulenttjenester. Avtalene kan imidlertid brukes av hele offentlig sektor og av private.
En SSA består av en standardisert avtaletekst og bilag. Bilagene er ikke en del av den generelle avtaleteksten. Det er i bilagene du tilpasser avtalene til den enkelte anskaffelsen. Bilagene ligger i en samlet fil og inneholder veiledning til hvordan du skal fylle dem ut.
En konsulentanskaffelse kan dekkes av to ulike avtaletyper: Bistandsavtalen eller oppdragsavtalen. Hvilken skal du velge?
Når du kjenner behovet, men ikke vet helt hva resultatet skal bli, er bistandsavtalen egnet. Bistandsavtalene er beregnet for kjøp av konsulenttimer under ledelse av kunden. Det vil si at konsulentens ansvar er begrenset til å gjøre de oppgavene du ber ham/henne om. Derfor er det viktig at du er tydelig og kommuniserer behovet ditt løpende, slik at du får det resultatet du ønsker.
Når du kjenner behovet og vet hvilke krav du har til resultatet, men trenger hjelp til å utforme innhold og løsning, er oppdragsavtalen egnet.
Det er kravene til resultatet du skal spesifisere:
Hvis du skal kjøpe IT-utstyr og/eller programvare, er kjøpsavtalen egnet. Dersom du på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan IT-utstyret og/eller programvaren skal tilpasses, er kjøpsavtalen også egnet. Da leveres utstyret/programvaren ferdig tilpasset.
Hvis du skal få utviklet et IT-system og behovet ditt ikke kan dekkes av standardsystemer, har du to avtaletyper å velge mellom; utviklings- og tilpasningsavtalen eller smidigavtalen.
Du har behov for et IT-system som du ønsker å spesifisere i detalj sammen med leverandøren. Leverandøren utvikler/tilpasser systemet ut ifra spesifikasjonen.
Du trenger et IT-system som du ønsker å detaljspesifisere sammen med leverandøren ved hjelp av smidig metodikk. Da kan smidigavtalen være mer egnet enn utviklings- og tilpasningsavtalen. Smidig metodikk innebærer nemlig at du som kunde samarbeider tett med leverandøren i hele utviklingsfasen.
Hvor lenge skal utstyret eller programvaren vare? Hvis det du har kjøpt trenger versjonsoppgraderinger og feilretting, trenger du en vedlikeholdsavtale.
Hvis du skal drifte et eget IT-system og du ikke har en egen IT-driftsavdelingen i virksomheten som kan drifte det, vil du ha behov for inngå en IT-driftsavtale.
Skal du kjøpe varer eller tjenester over en gitt periode eller om kjøpsomfanget er noe uvisst, egner rammeavtaler seg bedre enn ordinære avtaler.